Comissão Permanente de Avaliação de Documentos se reúne e estabelece decisões

Em 16/06/2015, realizou-se na sede da Superintendência de Arquivo Público de Uberaba a segunda reunião do ano da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, instituída pelo art. 4º, § 1º, III, da Lei nº 10.082, de 30/11/2006, regulamentada pelo Decreto 2349/2006, dando continuidade na otimização dos trabalhos de gestão de documentos em prol da racionalização dos espaços físicos e presteza na agilidade na recuperação dos documentos e informações.

O objetivo da reunião consistiu em analisar as propostas de inclusão das séries documentais “Processo Administrativo de Imunidade Tributária” e “Expediente de Solicitação de Autorização de Uso de Equipamentos Culturais”, no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, apresentadas pelas Comissões Setoriais Especializadas em Finanças e Cultura e Turismo.  Estiveram presentes a presidente da Comissão, Marta Zednik de Casanova, Júlio César Cândido, Chefe da Seção de Protocolo e Comunicação, Raquel Blancato, representando o Departamento de Arquivo Histórico, Edguimar Antonio, do Depto de Gestão de Documentos e Arquivo Administrativo, Fernanda Beatriz, procuradora do Município e Poliana Helena de Souza, assessora jurídica da Secretaria de Administração. Vale lembrar que na primeira reunião do ano ocorrida em 16/01/2015, a Comissão discutiu a necessidade de desenvolver no Sistema de Informações Públicas – SIP - uma ferramenta para o cadastro de todos os documentos produzidos e recebidos pelos órgãos da administração direta e indireta do Município, tais como: correspondências (ofícios, memorandos, cartas etc.), relatórios, projetos, atas de reunião, formulários, dentre outros. O objetivo da ferramenta é melhorar o controle de todo o ciclo de vida da documentação que circulam pelos órgãos da Prefeitura, desde a produção até a destinação final, bem como garantir a recuperação das informações com eficácia e presteza. No encontro de hoje a Comissão deliberou pela aprovação integral da proposta apresentada pela Comissão Setorial Especializada em finanças. Quanto à proposta apresentada pela Comissão da área de Cultura e Turismo, a CPAD, adotando critérios jurídicos, julgou o prazo sugerido muito curto e decidiu pela não aprovação da proposta e ainda estabeleceu um prazo de 05 anos para a guarda dos “Expedientes de Solicitação de Autorização de Uso de Equipamentos Culturais”.

Em Uberaba, a política de gestão sistêmica de documentos e informações municipais foi implantada a partir da Lei Municipal 10082/2006. A referida Lei definiu gestão de documentos como um “conjunto de ações articulado de planejamento e gerenciamento por uma tecnologia de informação que contempla o ciclo integral de documentos e informações, o contexto da produção, avaliação, tramitação, organização, acesso e destinação final de documentos arquivísticos municipais”. Define ainda a Lei que a coordenação, implantação, gerenciamento e a normatização da GSDIM são de competência da Secretaria de Administração, hoje da Secretaria de Governo, através da Superintendência de Arquivo Público de Uberaba, com a participação simultânea das secretarias, autarquias, fundações e empresas de economia mista.